Grip zonder structuur

Vaak heb ik geprobeerd om een goed gestructureerd mappen-systeem op te zetten om mijn online informatie netjes te ordenen, zowel in email als in Evernote.

Mijn ervaring was steeds dat het mapje ‘diversen’ de neiging had om de grootste map te worden en dat ik toch moeite had om zaken terug te vinden. Dus ik ben het helemaal anders gaan doen.

Tegenwoordig stop ik alles gewoon in één map.

In mijn email-systeem merk ik dat ik alles wat ik zoek prima kan terugvinden op afzender, datum, onderwerp of andere zoektekst. Ik stop alles wat ik wil bewaren dus gewoon in één archief-map.

In Evernote werk ik op dezelfde manier. Alles wat ik wil bewaren stop ik in het notitieboek ‘Archief’. In Evernote kan je heel veel doen met de zoekfunctie – die is erg krachtig. Zelfs de tekst op afbeeldingen wordt via OCR zoekbaar gemaakt, en ook tekst in PDF’s wordt gevonden. Daarnaast kan je in Evernote ‘tags’ aan berichten hangen, waarmee je toch een bepaalde structuur kan aanbrengen. Alleen veel minder star dan aparte notitieboeken. Een voordeel is dat je een bericht verschillende tags kan geven, terwijl het natuurlijk niet mogelijk is om één bericht in verschillende notitieboeken te stoppen.

Een praktisch voorbeeld. Als ik voor mijn werk op reis was dan maakte ik een foto van ieder bonnetje dat ik later kon declareren. Die foto sloeg ik op met de tag ‘bonnetje’ en met de tag ‘declaratie_open’. Terug in Nederland diende ik de declaratie in en als die was uitbetaald verwijderde ik de tag ‘declaratie_open’ van het bericht.

Het klinkt misschien een beetje raar – alles gewoon in één grote map stoppen en toch grip hebben. Maar voor mij werkt het prima. Op deze manier hoef ik me nooit af te vragen waar ik iets moet opbergen én kan ik erop vertrouwen dat ik later altijd kan vinden wat ik zoek. Geeft mij een hoop rust!

2 gedachten over “Grip zonder structuur”

  1. Hoi Vincent, goed initiatief deze blog. En helemaal eens met deze post. Ik heb zelf ook die stap gemaakt toen ik een mail in twee mapjes ging opbergen. Hoe ver kan je gaan! Zodra ik nu een mail gelezen en afgehandeld heb gaat die het archief in en middels de zoekfunctie vind ik alles terug.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *