Getting Things Done – het briefje aan de deurknop

Misschien heb je weleens gehoord van ‘Getting Things Done’ (of GTD) van David Allen. GTD is een manier om grip te hebben en houden op alle dingen die je moet doen in je leven. Het is behoorlijk populair en zelf heb ik gemerkt dat de principes goed kunnen helpen om meer in control te zijn. Het is wat mij betreft niet nodig om alle stappen dogmatisch uit te voeren om er toch profijt van te hebben.

Het idee achter GTD is dat je een systeem creëert dat er voor zorgt dat je altijd precies op het juiste moment wordt geattendeerd op de acties die je moet doen. Als je er op kan vertrouwen dat dat systeem werkt, dan geeft dat enorm veel rust: je hoeft dan niet meer (bewust of onbewust) allerlei zaken te onthouden. Die ‘rust in je hoofd’ is wat GTD je belooft.

Vergelijk het met de situatie waarin je naar bed gaat en onrustig bent omdat je niet mag vergeten de volgende ochtend iets heel belangrijks te doen voordat je de deur uit gaat. En dat je dan een briefje op de deurknop van de voordeur plakt om je daaraan te herinneren. Dat geeft rust: je hoeft er niet meer aan te denken.

De stappen van GTD staan duidelijk in het volgende schema. Ik licht ze daarna kort toe.

gtd_chart

 

  1. Verzamel alles / Capture

Zorg ervoor dat je alles verzamelt. Alles wat er op je afkomt, alles wat je moet doen. Om echt rust te krijgen is het ook handig om je hoofd een keer echt leeg te maken, noteer wat je allemaal bezighoudt, welke gedachten en wensen er in je hoofd zitten. Schrijf alles op!

  1. Beoordeel alle items en zet ze in het systeem / Clarify and Organize

Vraag je bij elk item af of het een ‘actie’ is.

Nee (het item is geen actie) ->

Gooi het dan weg, zet het op een lijstje ‘ooit iets mee doen’ of stop het in een archief. Bijvoorbeeld: een mail met een artikel over een onderwerp dat ik ooit misschien wil behandelen stop ik in een archief met de tag ‘Slijpsteen’. Eigenlijk combineer ik daarmee het ‘ooit iets mee doen’ lijstje en mijn archief.

Ja (het item is een actie) ->

Belangrijk: bepaal altijd eerst de volgende concrete actie. Soms heb ik wel eens zaken op mijn actielijst die er maar op blijven staan. Eerlijk gezegd schuif ik ze dan van week naar week … Dat komt bijna altijd doordat ik geen concrete ‘next action’ hebt vastgesteld. Bijvoorbeeld de actie ‘workshop organiseren’ is niet concreet genoeg: datum prikken, uitnodiging maken, ruimte boeken – dat zijn acties die je kan uitvoeren. Bedenk daarom altijd wat de concrete volgende actie is die je dichter bij je doel brengt.

Voor iedere concrete actie vraag je je af:

*) Kan een actie in minder dan 2 minuten, doe het dan – weg is weg.

*) Moet iemand anders de actie doen ? Stuur dan de actie naar die ander en maak je voor jezelf een herinnering om te checken.

*) Moet je een actie op een bepaald moment doen? Zet het dan in je agenda voor dat moment, of maak een taak met een herinnering / alarm op een bepaald moment.

*) Als het een actie is die je zelf moet doen en niet op een bepaald moment dan zet je deze actie op een normale’ actielijst. GTD raadt aan om acties te rubriceren naar de context waarin je ze uit kan voeren. Zo kan je bijvoorbeeld een rubriek ‘bellen’ maken – dat zijn dan acties die voor sommige mensen prima vanuit de auto kunnen worden gedaan (handsfree!). Of een rubriek ‘kopen’ – dat zijn acties die je kan doen als je in de buurt van winkels bent.

Er is speciale aandacht voor ‘projecten’: acties maken soms onderdeel uit van een project, ‘multi-step’ acties. Maak daar een aparte planning van en zet de juiste acties op het juiste moment in je systeem.

  1. Reflect

Het is in Gettings Things Done belangrijk dat je regelmatig (minimaal een keer per week) je hele systeem doorneemt. Volg dan de hele flow om je hoofd weer helemaal leeg te maken.

 

Meer toelichting op “Getting Things Done” hier.

Het grote voordeel van GTD is dat je alle acties maar 1 keer behandelt, of eigenlijk 2 keer: de eerste keer als je de actie in je systeem stopt en de andere keer als je hem uitvoert.

Zelf pas ik het principe vooral toe op mijn zakelijke mail: ik probeer dagelijks mijn inbox leeg te maken door alle berichten op de juiste plaats in mijn systeem te stoppen. Geeft rust!

Eén gedachte over “Getting Things Done – het briefje aan de deurknop”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *